作为现代通讯工具的电话，由于具有传递迅速、使用方便和效率高的优点，已成为重要的社会交往方式。如果缺乏使用电话的常识与素养，不懂得打电话和接电话的礼仪规范要求。往往会影响工作任务的完成，甚至会使本单位的良好形象受到损害。因此，重视电话礼仪十分重要。
（1）电话礼仪
电话通讯礼仪，有以下几个方面：
①时间选择。主要包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间。除紧急要事外，一般不宜在早上七点以前或三餐饭时或晚上十点半以后打电话。同时，还应注意各个国家和地区的时差，以便选择最佳时间进行电话联系。
电话交谈所持续的时间，以3-5分钟为宜。如时间需要5分钟以上，那么就首先说出自己要办的事或大意。并征询对方是否方便；如对方此时工作太忙或开会，就请对方另约时间联系。
②注意文明用语。由于评议是电话交谈的唯一信息载体，而电话通讯礼仪主要是指语言交往礼仪，因此应特别注意语言的文明。
如果打电话拔错了号，则就道歉后才搁电话筒；受抗者体谅地说“没关系”或“不要紧”。
如是打给对方的总机，需转分机的，总机接线员就应说：“您好，这里是（单位名）”或加上“请问要哪里？”；
你应礼貌的说：“请转XX分机（或部门名称）。”
如遇占线，接线员应说：“对不起，占线，请稍等（或请等一会再打来）。”
如接通分机，那么打电话的人说：“请问XX在吗？”切忌说：“你是谁？叫XX接电话！”等不礼貌用语。
此时，接电话者根据不同情况使用下列文明用语，如“您好，请讲”、“请稍等”、“对不起，他刚走开，请问有什么事可转达？”切忌用“喂，你找谁？你是哪里？”、“不知道！”“等一会儿！”（语气不耐烦）等不规范用语。
假如你是某单位秘书，对方找的是你的经理，刚好又不在，最好说：“对不起，经理不在，请问您是哪一位？需要我留话吗？”而不要先问对方是谁，然后再告诉他经理不在，以免给人造成实际上是在的，而不愿意接他的电话的误会。
一般来说，结束谈话，致告别语是由打电话一方提出来的。如对方是长辈、上级、外宾或女性，应听到对方放下话筒后才挂电话。
现在，有不少家庭在电话上安装录音装置。外出时将装置打开，以便把打来的电话留言下来。在录制自己的话音时，应注意措词的语调，如“这是XX的家，因有事外出，请您听到信号后留言，并请说清您的姓名和电话号码。回来后会尽快给您去电话，谢谢。”你听到留言信号后，有什么话照讲就是。
③注意语气语调和情绪控制。语气语调最能体现细致微妙的情感。如语调过高，语气过重，往往会使对方感到尖刻、生硬、冷淡；语气太轻，语调太低，会使对方感到无精打采，有气无力；语调过长又显得懒散拖拉；语调过短又显得不负责。一般来说，语气要适中，语调均应以不影响别人办公为度，同时要使对方感到亲切自然。
在电话交谈中，讲话的态度一定要诚恳，以示对对方的尊重。即使在自己心情不佳但需要打电话处理事务时，也切忌让急躁、烦恼的情绪影响语言以使对方感到不舒服。
（2）注意事项
①接电话的人一般应在听到完整的一次铃响后，立即拿起话筒，不要让铃响多次，才慢腾腾地接电话。
②在电话机旁最好准备一本来话记录本和笔，以节约时间和防止遗忘重要事务和电话号码。
③交谈要口齿清晰，说话要简洁明了。谈话时嘴里不含、不吃东西，不与身旁人谈话。如确有急事需与身边的人说一两句，则应与对方道歉后用手捂住话筒。如谈到人名、地名、数字或重要的句子，最好重复一遍。如有听不清楚或不明白对方所说的话，可请对方再说一次。如碰到对方在讲到某一问题有为难之处，则可婉转地转移话题或另约时间，这样做，往往会给对方留下很深的印象。
④在使用公用电话时，要设身处地为别人着想，尽可能缩短通话时间。
